مدیریت آموزش و تحصیلات تکمیلی دانشگاه علوم پزشکی یاسوج

شرح وظایف دبیرخانه:

·       ثبت ونظارت بر موضوعات مکاتبات دریافتی و ارسالی از طریق اتوماسیون اداری

·       بازبینی وکنترل ضمائم نامه های دریافتی و ارسالی

·       ثبت ونظارت وتفکیک وتوزیع نامه های ارجاع شده به اقدام کننده ها وپیگیری آن

·       ثبت ونظارت بر مکاتبات داخلی

·       ثبت و نظارت بر حفظ ونگهداری سوابق مربوط به نامه ها طبق ضوابط ومقررات بشکل الکترونیکی در اتوماسیون و درصورت لزوم بایگانی فیزیکی

·       طبقه بندی وکدگذاری وبایگانی مکاتبات طبق دستورالعمل های مربوطه واحتیاجات مرکز  خدمات آموزشی ( درصورت فیزیکی بودن مکاتبات)

·       پست و دریافت مراسلات پستی(دانشنامه، ریزنمرات، گواهی موقت و ...)

·       ثبت مکاتبات و مستندات مربوط به کارکنان و واحدها در دفاتر ارسال و مراسلات وتحویل آن درقبال اخذ رسید

·       ثبت ونظارت مکاتبات وفرمهای داخلی در دفتر اندیکاتور (داخلی)

·       ارسال وپیگیری کلیه مکاتبات خارج از سازمان طی دستور مقامات ذیربط

·       دریافت مکاتبات و سایر امور مربوط به امور مالی حسب مورد

·       تهیه گزارشهای لازم و سایر امور محوله

·       پیگیری و همکاری و مشارکت جهت طراحی و پیاده سازی سیستم نرم افزاری دبیرخانه و بایگانی

·       نگهداری از نامه هایی که تاریخ پیگیری و اقدام آنها تعیین‌شده و ارسال به‌ موقع آنها را برای واحدهای اقدام‌کننده

·       انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

·        آشنایی با رایانه، مهارتهای امور اداری و دفتری، نامه نگاری، ثبت و بایگانی اسناد و مدارک، طبقه بندی و کدینگ اسناد، مهارت های گزارش نویسی و گزارش دهی

·       حفظ و نگهداری از تجهیزات و امواال تحت اختیار مربوطه و استفاده بهینه و صحیح از آنها مانند کامپیوتر ، پرینتر ، اسکنر و .....