شرح وظایف دبیرخانه:
· ثبت ونظارت بر موضوعات مکاتبات دریافتی و ارسالی از طریق اتوماسیون اداری
· بازبینی وکنترل ضمائم نامه های دریافتی و ارسالی
· ثبت ونظارت وتفکیک وتوزیع نامه های ارجاع شده به اقدام کننده ها وپیگیری آن
· ثبت ونظارت بر مکاتبات داخلی
· ثبت و نظارت بر حفظ ونگهداری سوابق مربوط به نامه ها طبق ضوابط ومقررات بشکل الکترونیکی در اتوماسیون و درصورت لزوم بایگانی فیزیکی
· طبقه بندی وکدگذاری وبایگانی مکاتبات طبق دستورالعمل های مربوطه واحتیاجات مرکز خدمات آموزشی ( درصورت فیزیکی بودن مکاتبات)
· پست و دریافت مراسلات پستی(دانشنامه، ریزنمرات، گواهی موقت و ...)
· ثبت مکاتبات و مستندات مربوط به کارکنان و واحدها در دفاتر ارسال و مراسلات وتحویل آن درقبال اخذ رسید
· ثبت ونظارت مکاتبات وفرمهای داخلی در دفتر اندیکاتور (داخلی)
· ارسال وپیگیری کلیه مکاتبات خارج از سازمان طی دستور مقامات ذیربط
· دریافت مکاتبات و سایر امور مربوط به امور مالی حسب مورد
· تهیه گزارشهای لازم و سایر امور محوله
· پیگیری و همکاری و مشارکت جهت طراحی و پیاده سازی سیستم نرم افزاری دبیرخانه و بایگانی
· نگهداری از نامه هایی که تاریخ پیگیری و اقدام آنها تعیین‌شده و ارسال به موقع آنها را برای واحدهای اقدام‌کننده
· انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
· آشنایی با رایانه، مهارتهای امور اداری و دفتری، نامه نگاری، ثبت و بایگانی اسناد و مدارک، طبقه بندی و کدینگ اسناد، مهارت های گزارش نویسی و گزارش دهی
· حفظ و نگهداری از تجهیزات و امواال تحت اختیار مربوطه و استفاده بهینه و صحیح از آنها مانند کامپیوتر ، پرینتر ، اسکنر و .....
شرح وظایف بایگان اداره آموزش
· دریافت دستور کار و برنامه از مافوق
· تفکیک نامه ها، بایگانی به همراه اسناد، اوراق، مدارک ( شامل: بایگانی فیزیکی و بایگانی تصویری )
· انجام پرینت و کپی لازم جهت بایگانی فیزیکی و راکد
· حفظ و نگهداری پرونده ها
· تشکیل زونکن، لیبل گذاری و درج اسامی برای پرونده های راکد( شامل فارغ التحصیل ها، اخراجی ها، انصرافی ها، و...)
· تحویل پرونده ها به کارشناسان درخواست کننده
· ضبط و جایگزینی اوراق مربوط در پرونده ها
· طبقه بندی، کد گذاری و بایگانی مستندات آنها
· تشکیل پرونده های پایان یافته با اجازه سرپرست مربوطه و ارسال به بایگانی راکد
· ضبط و نگهداری به ترتیب هر یک از زونکن ها و تهیه و تعیین فهرست، اسم و شماره برای هر یک از پرونده ها
· تشکیل پرونده برای دانشجویان جدیدالورود ( فرآیند کامل یک تشکیل پرونده تا رسیدن به قفسه بایگانی مربوطه)
· تعویض و یا مرمت پرونده های فرسوده و یا آسیب دیده دوره های گذشته
· انجام اقدامات لازم جهت حفظ و نگهداری پرونده ها در مقابل آفات، رطوبت، حرارت، نور، آتش سوزی وغیره
- استفاده از فن آوری نوین اطلاعات درانجام امور بایگانی به منظور افزایش بهره وری کار
شرح وظایف نیروی خدماتی و آبدارچی | نظافتچی و پیشخدمت : وظایف کامل
شرح وظایف آبدارچی
تهیه و پذیرایی نوشیدنی‌های گرم _ سرد
پذیرایی از مدیران، کارکنان و مهمانان در طول روز
نظافت و حفاظت از وسایل و لوازم آبدارخانه بصورت روزانه
تهیه لیست و خرید مایحتاج آبدارخانه شرکت
شرح وظایف نظافتچی
نظافت محیطی شامل گردگیری، جارو کردن و کشیدن تی
تمیز کردن میزها، کمدها، پارتیشن، سقف اتاق، تابلوها و شیشه‌های محل کار
شستشو با مواد پاک کننده و ضدعفونی کردن سرویس بهداشتی
نظافت راهروها و راه‌پله های ساختمان
انتقال زباله‌ها و مواد دور ریختنی و غیرقابل مصرف به خارج از مجموعه با تایید مدیریت
شرح وظایف پیشخدمت اداری
جابجایی اثاثیه و ابزارهای موردنیاز پرسنل
انتقال مواردی که باید به انبار انتقال داده شود یا اینکه دور ریخته شود
کمک به برگزاری و همچنین حمل میز و صندلی‌ها در صورت مهمانی، مراسم و یا جشن‌هایی که در محل کار شما انجام می‌شود
نصب بنر، تابلو و اعلانات برای اطلاع‌رسانی دیگران
خرید لوازم التحریر و سایر ملزومات اداری برای پرسنل با تایید مسئول تدارکات
ارسال و جا‌به‌جایی اسناد و مدارک بین واحدهای داخلی یا بیرون سازمان